IT-Systemeinrichtung für ein neues Büro: die Checkliste

Ein neues Büro ist die eine Gelegenheit, bei der IT nicht historisch gewachsen, sondern geplant sein kann. Wer sie nutzt, hat danach fünf Jahre Ruhe. Wer sie verpasst, telefoniert am Einzugstag mit dem Provider und sucht am zweiten Tag den Zettel mit dem WLAN-Passwort. Diese Checkliste ist die, die wir bei jeder IT-Systemeinrichtung selbst abarbeiten.

Phase 1: Acht bis zwölf Wochen vorher

Internet und Anschluss

• Internetanschluss beauftragen. Glasfaser oder Kabel, mit Bandbreite nach Mitarbeiterzahl und Cloud-Nutzung. Lieferzeiten liegen bei 4 bis 12 Wochen, das ist der längste Posten der gesamten Liste.
• Zweite Leitung prüfen. Für Betriebe, bei denen Internetausfall Stillstand bedeutet (Kasse, Praxis, Telefonie über Internet), lohnt ein Mobilfunk-Fallback.
• Rufnummern klären. Bestehende Nummern mitnehmen? Portierung früh einleiten, sonst klingelt am ersten Tag nichts.

Bedarf und Konzept

• Arbeitsplätze zählen, inklusive Besprechungsraum, Empfang, Lager, Homeoffice.
• Software auflisten. Branchensoftware, Buchhaltung, CAD, Kassensystem: Was braucht einen Server, was läuft in der Cloud?
• Server oder Cloud entscheiden. Bis etwa 30 Arbeitsplätze reicht meist Microsoft 365 plus NAS. Ein Server nur, wenn Software ihn verlangt oder Daten im Haus bleiben müssen.
• Netzplan zeichnen. Wo steht der Netzwerkschrank, wo laufen Kabel, wie viele Dosen pro Raum, wo hängen Access Points.

Phase 2: Vier bis sechs Wochen vorher

Verkabelung und Netzwerk

• Verkabelung vor dem Innenausbau. Cat 6a oder besser, mindestens zwei Dosen pro Arbeitsplatz, Reserve für Drucker, Access Points und Besprechungstechnik.
• Netzwerkschrank mit USV. Switches, Firewall, Patchfeld, Server oder NAS an einer Stelle, mit unterbrechungsfreier Stromversorgung.
• Segmentierung planen. Büro, Gäste-WLAN, Drucker und Produktion oder Kasse getrennt. Ein offenes Netz, in dem alles mit allem redet, ist das häufigste Sicherheitsproblem in kleinen Betrieben.
• Firewall statt Providerrouter. Der Router vom Anbieter ist für Privathaushalte gebaut. Eine Firewall mit VPN, Filterung und Updates kostet wenig und erspart viel.

Hardware und Lizenzen

• Hardware bestellen. PCs oder Notebooks mit Docking, Monitore, Drucker, Telefone. Lieferzeiten einplanen, Businessgeräte mit Vor-Ort-Garantie wählen.
• Microsoft 365 Tenant anlegen. Domain verbinden, Lizenzen auf die Firma, nicht auf Privatkonten. Admin-Konto separat vom Arbeitskonto.
• Lizenzen prüfen. Branchensoftware, Virenschutz, Backup, Telefonanlage: Alles auf die Firma registriert, Verlängerungsdaten dokumentiert.

Phase 3: Die letzten zwei Wochen

Einrichtung

• Geräte vorkonfigurieren. Windows, Software, Drucker und Benutzer werden beim Dienstleister vorbereitet, nicht am Einzugstag im Büro.
• Benutzer und Rechte. Wer darf was sehen? Freigaben nach Abteilung, kein "Jeder hat Vollzugriff auf alles".
• Zwei-Faktor-Anmeldung für alle. Ohne Ausnahme, auch für den Chef. Das ist die wirksamste einzelne Maßnahme gegen gekaperte Postfächer.
• Mail-Sicherheit. SPF, DKIM und DMARC für die Domain, damit Ihre Mails ankommen und niemand in Ihrem Namen versendet.
• WLAN ausleuchten. Access Points platzieren und messen, nicht raten. Gäste-WLAN getrennt mit eigenem Passwort.
• Telefonanlage. Cloud-Anlage oder Teams-Telefonie, Rufgruppen, Warteschleife, Anrufbeantworter, Öffnungszeiten.

Backup

• Backup für Server und NAS lokal plus in die Cloud, nach der 3-2-1-Regel.
• Backup für Microsoft 365. Exchange, SharePoint und OneDrive sind nicht automatisch dauerhaft gesichert. Gelöschte Postfächer sind nach 30 Tagen weg.
• Wiederherstellung testen, bevor jemand im Büro arbeitet. Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist eine Hoffnung, keine Sicherung.

Umschalttag und Übergabe

• Umschalttag auf Freitag oder Wochenende legen. Alte Umgebung ab, neue in Betrieb, Montag läuft alles.
• Dokumentation übergeben. Netzplan, Geräteliste, Zugänge, Lizenzen, Ansprechpartner beim Provider. Gehört der Firma, nicht dem Dienstleister.
• Einweisung der Mitarbeiter. 30 Minuten: Anmeldung, Zwei-Faktor, wo liegen Dateien, wen rufe ich bei Problemen an.
• Betreuung klären. Wer überwacht ab jetzt Updates und Backups? Eine Einrichtung ohne anschließenden IT-Support ist nach zwei Jahren wieder ein Sanierungsfall.

Die drei teuersten Fehler

Internet zu spät beauftragt. Dann arbeitet der Betrieb vier Wochen über einen Mobilfunk-Hotspot. Passiert häufiger, als man denkt.

Kein Backup für Microsoft 365. Viele gehen davon aus, dass Microsoft sichert. Microsoft stellt die Plattform bereit, die Daten sind Ihre Verantwortung.

Zugänge im Kopf einer Person. Der Mitarbeiter, der damals alles eingerichtet hat, geht, und mit ihm das Admin-Passwort. Dokumentation ist keine Kür.

Fazit

Eine saubere IT-Einrichtung ist zu 80 Prozent Planung und zu 20 Prozent Installation. Wer acht Wochen vorher mit Internet, Netzplan und Hardware beginnt, zieht in ein Büro ein, in dem am ersten Tag alles läuft. Wer die Liste zu lang findet: Genau dafür gibt es Dienstleister, die das zum Festpreis übernehmen.