Eigener ITler oder externe IT? Der ehrliche Kostenvergleich.
Irgendwann steht jeder wachsende Mittelständler vor der Frage: Stellen wir endlich einen eigenen IT-Mitarbeiter ein — oder lagern wir die IT an einen externen Partner aus? Beides hat seine Berechtigung. Damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, hier ein nüchterner Vergleich mit echten Zahlen, Vor- und Nachteilen — ohne Sie zu einer Seite zu drängen.
Was ein eigener IT-Mitarbeiter wirklich kostet
Das Bruttogehalt ist nur die Spitze. Rechnet man Lohnnebenkosten (rund 20–22 %), Weiterbildung, Software-Lizenzen, Hardware und Arbeitsplatz dazu, landet eine interne IT-Fachkraft in Deutschland schnell bei 60.000 bis 80.000 € Gesamtkosten pro Jahr. In Ballungsräumen oder bei erfahrenen Administratoren liegt die Zahl höher.
Dazu kommt ein Faktor, der selten eingepreist wird: das Klumpenrisiko. Eine Person bedeutet einen Wissensstand, einen Kalender, einen Urlaubsanspruch. Fällt sie aus oder kündigt sie, steht das gesammelte IT-Wissen plötzlich auf der Kippe — und der Fachkräftemarkt für Nachbesetzungen ist notorisch leer.
Was eine externe IT kostet
Bei einer externen IT-Abteilung zahlen Sie in der Regel eine planbare Monatspauschale für die laufende Betreuung, dazu Projekte zum Festpreis. Der entscheidende Unterschied: Sie zahlen nur, was Sie tatsächlich nutzen — und bekommen statt einer Person ein ganzes Spektrum an Know-how. IT-Betrieb, Software, Cloud, Sicherheit und KI kommen aus einer Hand, ohne dass Sie fünf Spezialisten einstellen müssten.
Studien zum IT-Outsourcing im Mittelstand nennen Einsparungen von 25–40 % gegenüber komplett interner IT sowie deutlich weniger ungeplante Ausfälle — vor allem, weil professionelle Dienstleister mit Monitoring arbeiten und Probleme erkennen, bevor sie das Tagesgeschäft treffen.
- · 60.000–80.000 €/Jahr fix
- · Ein Wissensstand, eine Person
- · Ausfall bei Urlaub/Krankheit/Kündigung
- · Volle Kontrolle, immer im Haus
- · Planbare Pauschale, skaliert mit Bedarf
- · Team-Know-how: Betrieb, Software, KI, Cloud
- · Keine Ausfälle durch Personalthemen
- · Etwas weniger direkte Kontrolle
Die Faustregel: Es kommt auf die Größe an
Für Unternehmen mit etwa 5 bis 100 Mitarbeitern, die keine volle IT-Stelle auslasten, ist eine externe IT-Abteilung meist die wirtschaftlichere und robustere Wahl. Je größer und IT-intensiver ein Unternehmen wird, desto eher lohnt sich eigenes Personal — oft in Kombination mit externer Unterstützung.
Der Mittelweg: Co-Managed IT
Sie müssen sich gar nicht entscheiden. Beim Co-Managed-Modell übernimmt Ihr interner Mitarbeiter das Tagesgeschäft, während ein externer Partner bei Spezialthemen, Projekten und als Urlaubs- und Krankheitsvertretung einspringt. Das Wissen bleibt im Haus, die Engpässe verschwinden — und Sie haben die Tiefe eines ganzen Teams im Rücken, ohne es komplett bezahlen zu müssen.
Fazit
Ein eigener ITler gibt maximale Kontrolle, kostet aber fix und birgt ein Klumpenrisiko. Externe IT ist planbar, breit aufgestellt und für die meisten kleineren Mittelständler schlicht günstiger. Wer den besten Kompromiss sucht, fährt mit Co-Managed IT am ruhigsten. Welcher Weg für Sie passt, hängt von Größe, IT-Tiefe und Budget ab — und genau das lässt sich in einem kurzen Gespräch klären.
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Häufige Fragen
- Inklusive Lohnnebenkosten, Weiterbildung, Software-Lizenzen und Arbeitsplatz liegen die Gesamtkosten für eine interne IT-Fachkraft in Deutschland typischerweise bei 60.000 bis 80.000 € pro Jahr — bei erfahrenen Admins oder in Ballungsräumen auch darüber.
- Als grobe Orientierung: Unter etwa 50–80 Mitarbeitern lastet eine volle IT-Stelle selten reine IT-Arbeit aus, und das Wissen hängt an einer einzelnen Person. In dieser Größe ist externe oder co-managed IT meist wirtschaftlicher und breiter aufgestellt.
- Ja — das nennt sich Co-Managed IT. Der interne Mitarbeiter macht das Tagesgeschäft, der externe Partner bringt Spezial-Know-how (KI, Software, Cloud, Sicherheit) und dient als Vertretung. So bleibt Wissen im Haus und Engpässe verschwinden.